Fahrkostenerstattung durch den Arbeitgeber

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Das Finanzgericht Saarland hat mit Urteil vom 24.05.2017 (2 K 1082/14) zur Möglichkeit von steuerfreien Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber und zu den Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten im Lohnkonto entscheiden.

Die Richter kamen zu der Ansicht, dass dem Arbeitnehmer erstattete Fahrtkosten nur dann steuerfrei zustehen würden, wenn der Arbeitgeber zeitnah Unterlagen erstellt oder erstellen lässt und sorgsam aufbewahrt, anhand derer die Finanzbehörde eine Überprüfung der entsprechenden Fahrtkostenerstattung vornehmen kann.

Dies gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten im Wege der Einzelabrechnung und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden.

Auch wenn es § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV gestattet, steuerfrei ausgezahlte Beträge im Lohnkonto in einer Summe auszuweisen, muss sich aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe dem Arbeitnehmer jeweils Aufwendungen für

Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet wurden.

Die Besonderheiten des Lohnsteuerabzugsverfahrens schließen eine Schätzung des Anteils des steuerfrei an Arbeitnehmer ausgezahlten Fahrtkostenersatzes selbst dann aus, wenn den Arbeitnehmer unstreitig Reisekostenaufwand entstanden ist und die hierfür geleisteten Zahlungen offensichtlich unterhalb der gesetzlich zulässigen Kilometer-Pauschalen lagen.

Eine einvernehmliche Schätzung über die Höhe der als Betriebsausgaben abziehbaren Erstattungen von Fahrtkosten an Arbeitnehmer ist ohne jedwede Bedeutung für die Frage ist, ob hiervon Lohnsteuer einzubehalten ist.

Benötigen Sie kompetente Hilfe bei der prüfungssicheren Erstellung und Führung Ihrer Lohnunterlagen, sprechen Sie mich gern an.

cpm – Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg

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